“Quem não mede não gerencia”, Ishikawa. Dadas as palavras dessa importante referência da administração, surgem reflexões. Todavia, mesmo tendo conhecimento do conceito e importância de tais medições acabamos as negligenciando, seja absorvido pela rotina ou adversidades que surgem no caminho.

O primeiro passo é “tirar uma foto” da situação atual da empresa e seus processos. A “fotografia” em questão deve ser suficientemente detalhada, de modo a viabilizar uma análise qualitativa e quantitativa da situação. É de extrema importância expor todas as ineficiências e virtudes sem qualquer ressalva, pois somente assim, será possível traçar o caminho a seguir, para atingir as metas e objetivos da corporação.

O diagnostico da situação atual da empresa exige medir o que esta acontecendo ao longo do processo, desde a aquisição de insumos até a expedição. Para este fim existem algumas boas práticas sobre o que e como medir:

• Os dados devem ser de fácil coleta, preferencialmente automatizada. A coleta destes dados deve exigir o mínimo esforço da equipe;
• A quantidade de dados deve ser racionalizada, medir apenas o que realmente é relevante. Excesso de dados tende a tirar o foco dos gestores do realmente importa;
• Para aqueles que estão iniciando as medições em processos já existentes, é indicado implementar medições gradualmente. Sair de uma situação sem acompanhamento para uma totalmente monitorada costuma ser traumática e sem sucesso;
• Difundir os resultados (gestão a vista), todos os responsáveis e afetados pelas métricas devem ter acesso às mesmas. O feedback das partes é muito importante;
• Estabelecer metas desafiadoras, factíveis e com prazo definido;
• Buscar fazer o tratamento dos dados de modo automatizado, apenas a análise dos mesmos e seus desdobramentos irão agregar valor ao negócio;
• Os indicadores devem estar alinhados com a estratégia da empresa, uma vez que estes influenciam todo o processo.

Destas medições surgiram Indicadores de Resultado e Indicadores Direcionadores. Indicadores de Resultado são aqueles que monitoram o resultado final do processo, não possibilitando ação preventiva, apenas bloqueio de lote. É um controle necessário, mas quando aplicado sozinho gera muitas perdas, justamente por estar no final da cadeia. Já Indicadores Direcionadores monitoram etapas do processo, viabilizando intervenções intermediárias e de maiores eficiência. Indicadores deste tipo produzem maior riqueza de dados e oportunidades de melhoria.

Devido a cada empresa ter suas particularidades, seja pela natureza do negócio ou mesmo pelo tipo de gestão, as medições e tratamento dos dados serão igualmente particulares. Entretanto, a maioria das métricas utilizadas por um dado negócio é compartilhado pelas empresas concorrente e/ou afins. Logo, é possível situar-se dentro do mercado que atua utilizando-se de benchmarking, e comparando a eficiência dos seus pares.

Cumprindo estas etapas temos um processo assistido, gerenciado, de cenário atual conhecido, estratégia clara e planejamento futuro mais robusto.